De griffie ondersteunt de gemeenteraad zo goed mogelijk bij diens werk, niet alleen in logistieke zin, maar ook procesinhoudelijk. Dat betreft de vergaderingen en alles wat daarbij hoort. Verder denkt de griffie mee over de wijze waarop de raad zou moeten en kunnen meebewegen met diverse maatschappelijke ontwikkelingen.
Wat wilden we bereiken in 2019?
- De raad wordt op belangrijke besluitmomenten in stelling gebracht met adequate informatie, geschikt voor het voeren van een politiek debat op hoofdlijnen;
- De lange-termijnagenda biedt een goed overzicht van de te bespreken agendapunten voor de komende tijd. Daarbij is ook ruimte voor actieve input vanuit de raad;
- De raad maakt duidelijke, afgewogen keuzes ten aanzien van de eigen werkwijze en het inzetten van eigen instrumenten zoals hierboven genoemd;
- De inwoners van de gemeente Groningen weten de raad goed te vinden zodat de betekenis van de raad aan bekendheid wint in de gemeente;
- Na de zomer 2019 is er adequate alternatieve huisvesting voor de raad beschikbaar.
Wat hebben we hier voor gedaan?
- De griffie heeft zich in 2019 gericht op de nieuwe raad die na verkiezingen als gevolg van de herindeling in november 2018 hebben plaatsgevonden. Met een uitgebreid introductieprogramma zijn de raadsleden (voor het eerst 45) ondersteund om snel op de belangrijke dossiers ingevoerd te raken en zo de politieke discussie op de verschillende thema’s met elkaar en met het college van B&W te kunnen voeren.
- Daarnaast heeft de griffie zich gericht op de reguliere zaken: het organiseren van de diverse raad- en commissievergaderingen, het zorgen voor een tijdige en juiste informatiestroom naar de raad toe en het gevraagd en ongevraagd ondersteunen van de raadsleden bij hun werk. Ook zijn er expertmeetings en hoorzittingen georganiseerd (onder andere over jeugdhulp).
- De commissie werkwijze raad heeft zich met externe ondersteuning in de persoon van Jasper Loots en met de ondersteuning vanuit de griffie beziggehouden met de gewenste vergaderwijze door de raad. Dit heeft geleid tot een voorstel aan de raad dat in januari 2020 vrijwel unaniem is aangenomen. Vanaf 1 mei 2020 zal er niet langer in commissies vergaderd worden, maar is er sprake van beeldvormende en mening vormende bijeenkomsten, met meer ruimte voor inbreng van de inwoners van de gemeente en meer flexibiliteit om onderwerpen te agenderen. Met een betere voorbereiding op de diverse onderwerpen kan de raad beter beslagen ten ijs komen wanneer er besluiten moeten worden genomen.
- In 2019 is verder veel aandacht vanuit de griffie geweest voor de Europese aanbesteding ten aanzien van het raadinformatiesysteem. Na een uitgebreide procedure heeft dit geleid tot de keuze voor een nieuwe leverancier, die vervolgens druk bezig geweest is met de inrichting van het systeem en het overzetten van een grote hoeveelheid gegevens. De griffie heeft hierbij steeds toegezien op een goede overdracht en op realisatie van wat er is uitgevraagd. Een goed werkend raadinformatiesysteem is voor de raadsleden, maar ook lijstopvolgers en fractieassistenten van cruciaal belang voor het raadswerk. Vanaf 1 januari 2020 is het nieuwe raadinformatiesysteem in de lucht en is de verwachting dat de raad, na een periode van gewenning, hier goed mee uit de voeten kan.
- Door de verbouw van het stadhuis was het nodig om voor twee jaar andere vergaderlocaties voor de raad te zoeken en ruimte voor de fractie-assistenten. De griffie heeft zich hier nauw mee bezig gehouden en vanaf 1 maart 2020 zullen de commissievergaderingen aan de Radesingel plaatsvinden en de raadsvergaderingen bij de provincie aan de Sint Jansstraat. Alle gebruikelijke voorzieningen moeten daarbij aanwezig zijn en goed werken, zoals microfoons, stemsysteem en internetuitzending. De griffie heeft samen met collega’s hieraan gewerkt om dit tijdig voor elkaar te krijgen.
- Ook in 2019 zijn er vele gasten van de raad, groepen jongeren en kinderen van scholen over de vloer in het stadhuis geweest om uitleg te krijgen over hoe de raad werkt, een vergadering bij te wonen en/of een deel van de vergadering na te spelen. Dit aantal gaat richting de duizend personen. Verder zijn er vanuit de griffie vele werkbezoeken georganiseerd, waardoor de raadsleden op vele plekken in de stad gesprekken zijn aangegaan met organisaties en inwoners, naar presentaties hebben geluisterd en ter plekke hebben gekeken hoe uitvoering wordt gegeven aan door de raad vastgesteld beleid.
- Verder heeft de vertrouwenscommissie zich met succes en met ondersteuning van de griffier beziggehouden met de zoektocht naar een nieuwe burgemeester, en was er het afscheid van de vorige burgemeester.
Conclusie
Het eerste jaar van de herindeling is goed verlopen, de raad is op de juiste momenten in positie gebracht. Ondertussen hebben ook de reguliere vergaderingen en werkbezoeken plaatsgevonden.